Privacy Statement / Privacybeleid SFW

Privacyverklaring Stichting Familie Wagenvoort

Stichting Familie Wagenvoort (hierna: SFW) verwerkt gegevens over familieleden met de naam Wage(n)voor(t)(d)(de) hun partners, hun kinderen en hun partners en de ouders van hun partners. Al deze familieleden met de naam Wage(n)voor(t)(d)(de) stammen af van de stamvader Gerrit Hendriks op Wagenvoorde, geboren + 1605.Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om de privacy van de betrokken personen te beschermen.

Voor wie is deze Privacyverklaring bestemd?
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van personen die zijn opgenomen in de administratie, de stamboom of het archief van SFW. SFW respecteert de privacy van betrokkenen en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Daarbij houdt de SFW zich aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze Privacyverklaring informeert SFW over de wijze waarop SFW persoonsgegevens kan verwerken.

Wat zijn persoongegevens?
Het gaat hier om alle informatie over een 'natuurlijke' persoon zoals naam, adres, telefoonnummer en andere gegevens waarmee een persoon geidentificeerd kan worden. Je deelt persoonsgegevens als contact met ons hebt. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer emailadres of IP-adres van je computer. Wij gaan er dan vanuit dat wij toestemming hebben om deze gegevens

Bewaartermijn persoongegevens
Uw persoongegevens worden door ons niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u uw gegevens verstrekt. En zo lang als de wet ons verplicht persoonsgegevens te bewaren.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?
Het bestuur van de SFW is verantwoordelijk. De raad van Advies en Bijstand heeft een controlerende taak ten opzichte van het bestuur.

Voor welke doeleinden verwerkt de stichting welke persoonsgegevens?
SFW verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, die hieronder nader zijn toegelicht. Niet elk van deze verwerkingsdoeleinden zal op iedereen van toepassing zijn. Als een verwerkingsdoel en/of een onderdeel daarvan op u niet van toepassing is, dan worden de daaronder genoemde persoonsgegevens van u voor dat doel ook niet verwerkt. Wij publiceren geen gegevens van nog levende personen zonder hun uitdrukkelijke toestemming, tenzij zij begunstiger zijn van de SFW.

• Doel: verwerken begunstigersregistratie
  Om personen als begunstiger te registeren en deze administratie te kunnen bijhouden, heeft SFW uw persoonsgegevens nodig. Dit betreft: uw naam, (e-mail)adres, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum en bankrekeningnummer (laatste alleen bij automatisch incasso).
  
  
• Doel: periodiek toezenden Wagenschouw
  Voor het toezenden van de Wagenschouw heeft SFW uw persoonsgegevens nodig. Dit betreft: uw naam, (e-mail)adres.
  
  
• Doel: op aanvraag toezenden kwartierstaat
  Familieleden kunnen de SFW vragen om hun kwartierstaat uit de stamboom uit te draaien en deze toe te sturen. Hiervoor heeft SFW uw persoonsgegevens nodig. Dit betreft: uw naam, (e-mail)adres en bankrekeningnummer (laatste alleen bij automatisch incasso).
  
  
• Doel: hulpvraag beantwoorden
  Om een aanvrager te kunnen helpen met een vraagstuk m.b.t. een overleden persoon in uw stamboom: uw naam, emailadres en telefoonnummer. Daarnaast de (vrij) ingevulde informatie over de inmiddels overleden persoon.
  
  
• Doel: bijwerken stamboom SFW
  Een belangrijk doel van de familiestichting is om de stamboom van de familie zo volledig mogelijk in kaart te brengen en actueel te houden. Hiertoe verwerkt SFW persoonsgegevens. Dit betreft: uw naam, geslacht, geboorteplaats en geboortedatum. Voor levende personen geldt dat hiervoor toestemming wordt gevraagd aan de persoon. Indien u begunstiger bent van de SFW gaan wij ervan uit dat u akkoord bent met de opname en verwerking van uw stamboomgegevens. Bij het ontvangen van een geboortekaartje, trouwkaart of rouwkaart gaat SFW ervan uit dat hiermee SFW toestemming heeft gekregen om deze persoonsgegeven te verwerken.
  
  
• Doel: publiceren persoonsgegevens levende personen
  Voor begunstigers van SFW verstrekt SFW tweemaal per jaar het blad De Wagenschouw . Hierin worden ook wijzigingen in de stamboom gemeld, evenals berichten van geboorte, verhuizing of overlijden. Het toezenden van stukken hierover is voor SFW de aanleiding voor de verwerking van deze gegevens. Het uitgangspunt daarbij is dat met het toezenden van deze stukken aan SFW aan SFW toestemming wordt verleend om deze gegevens te verwerken.

Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?
Persoonsgegevens worden alleen aan SFW verstrekt door u zelf, via het invullen van een formulier, via de email of via het toesturen van een poststuk (zoals een geboortekaartje, verhuisbericht of overlijdensbericht). Indien, bijvoorbeeld in het geval van een minderjarige, gegevens door een ouder of verzorger worden aangeleverd, dan beschouwt SFW dit als toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens van betrokkene. Als u deelneemt aan een activiteit van de SFW, bijvoorbeeld een familiedag of excursie, gaan wij ervan uit dat uw toestemming geeft dat de foto's die tijdens de activiteit worden gemaakt, worden opgenomen in ons digitale archief.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Om persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen heeft SFW passende administratieve en technische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijziging of een anderszins onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Alleen personen in het Bestuur en de Raad van SFW hebben toegang tot uw persoonsgegevens (in totaal 7 personen).

Welke rechten heeft u en hoe kunt u deze uitoefenen?
De AVG geeft individuen verschillende rechten om hun privacy te waarborgen:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• Recht op verbetering/aanvulling van uw persoonsgegevens;
• Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
• Recht op het beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens.

Het verzoek tot uitoefening van een of meer van de bovenstaande rechten kunt u schriftelijk indienen via het contactformulier op de SFW site waarna u binnen 48 uur een bevestiging zal ontvangen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
SFW verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden. De stamboom van SFW is op geen enkele wijze toegankelijk via internet. Indien er een kwartierstaat door een persoon wordt aangevraagd, dan ontvangt deze persoon alleen zijn eigen kwartierstaat. Er worden dus alleen gegevens verstrekt van personen in de stamboom van de aanvrager en niet van personen die zich buiten dat deel van de stamboom bevinden.

Verzamelen van cookies
SFW gebruikt een cookie om u in staat te stellen om uw login te bewaren op de site, zodat u niet iedere keer opnieuw het wachtwoord hoeft in te voeren. Deze cookie is optioneel. Indien het vinkje 'Bewaar login' niet wordt aangezet, dan wordt er geen cookie aangemaakt. SFW gebruikt de cookies verder op geen enkele wijze. Voor onze webanalyse maken we gebruik van het programma Google Analytics. Hiermee kunnen we het gedrag van bezoekers op onze website meten en analyseren, bijvoorbeeld om trends in bezoek te volgen en te bepalen welke pagina's interessant zijn. De verzamelde gegevens houden we in eigen beheer. Ze worden dus niet aan derden verstrekt.

Wijzigingen
SFW houdt zich het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig aan te passen wanneer dit nodig blijkt, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de wetgeving. SFW zal u op passende wijze informeren over eventuele aanpassingen.

Vragen, feedback en klachten
SFW heeft tweemaal per jaar een vergadering. SFW controleert regelmatig of SFW aan dit privacybeleid voldoet.

Bij vragen over dit privacybeleid, kunt u contact met het secretariaat van de SFW opnemen. Dit kan via het Contactformulier.

Wanneer u van mening bent dat uw privacy wordt geschonden door de SFW of een van haar haar bestuurs- of raadsleden, dan kunt u hierover een klacht indienen bij het secretariaat van de SFW. Dit kan via het Contactformulier. Het is voor een snelle en goede afhandeling van uw klacht van belang dat u een concrete verwijzing geeft naar de plaats waar deze privacyschending volgens u plaatsvindt. U ontvangt binnen 48 uur een bevestiging van het indienen van uw klacht en binnen 7 werkdagen nemen wij contact met u op.

Bestuur Stichting Familie Wagenvoort
Mei 2018